Cómo integrar la gestión de proveedores con SAP ERP

Son muchas las empresas que trabajan con miles de proveedores vinculados a cadenas de suministro de todo el mundo, lo cual ocasiona que se les dificulte saber todo lo que necesitan acerca de sus proveedores y monitorear su rendimiento. Es incluso más difícil saber acerca de los proveedores con quienes trabajan sus proveedores, y así sucesivamente.

Para ello es fundamental que conozcamos los rasgos más destacables de lo que es conocido como gestión de proveedores, cómo funciona y las ventajas de contar con un lugar que integre todo el proceso para su gestión. ¡Continúe leyendo!

¿Qué es la gestión de proveedores?

Se trata de un minucioso proceso multietapas para iniciar y desarrollar relaciones con proveedores de bienes y servicios que una empresa (el comprador), necesita para poder cumplir con sus operaciones cotidianas.

Este proceso se basa en detectar, obtener y gestionar los recursos que son indispensables para las operaciones de una empresa, además abarca la evaluación de los puntos fuertes y las capacidades que poseen los proveedores en todo el ciclo de vida de una compañía, con relación a la estrategia empresarial global.

¿Cuáles son las primeras etapas de la gestión con el proveedor?

Desde la óptica del comprador, las primeras etapas de la gestión de relaciones con el proveedor incluyen:

Elegir el proveedor

consiste en utilizar un perfil de riesgo actualizado, calificar y segmentar con base a categoría, ubicación y unidad de negocio.
¿Bajo qué criterios debemos elegir a un proveedor? Los criterios dependen de las necesidades de cada empresa, lo cual permitirá fijar una mayor importancia a ciertos puntos y menos a otros. Contar con los proveedores indicados o que mejor se adapten a las necesidades de nuestro negocio resulta fundamental para poder satisfacer las expectativas de nuestros clientes.

Evaluar el riesgo

Contar con un proceso donde podamos evaluar riesgos es clave para identificar de manera oportuna, las posibles amenazas que pueden friccionar y obstaculizar el cumplimiento de los objetivos de nuestra empresa. Por ello es necesario llevar a cabo la debida diligencia de riesgo con base en la naturaleza del compromiso con el proveedor.

El objetivo final de la evaluación de riesgos es conocer las características de una amenaza y su origen, teniendo en cuenta la probabilidad de que ocurra, el nivel de impacto y los escenarios en los que se puede presentar.

Pasos básicos para una evaluación de riesgos exitosa

Teniendo como referente la norma internacional ISO 31000, existen cuatro pasos básicos que debemos seguir para realizar una evaluación de riesgos:

1. Identificación de riesgos

En esta etapa se deben identificar los posibles riesgos, tanto internos como externos, a los que nuestra empresa puede estar comprometida. Un punto importante para aclarar es que estos riesgos pueden ser "positivos" si contribuyen al mejoramiento de ciertas

actividades o, "negativos", porque pueden afectar el cumplimiento de los objetivos (por eso es importante contar con toda la información necesaria y actualizada de la compañía).

Una vez tengamos todos los recursos, lo siguiente será llevar a cabo el análisis de todos los escenarios para comenzar a reconocer las amenazas que se pueden presentar (y así estar preparados).

En ese sentido es importante que tomemos en cuenta los siguientes aspectos:

¿Qué genera el riesgo? Ya sea tangible o intangible.

Causas y efectos.

• DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).
• Contexto interno y externo.
• Cambios que se pueden generar.
• Indicadores de cada riesgo.
• Activos y recursos de la empresa.
• Acceso a la información.

2. Análisis de riesgos

Después de identificar los riesgos, el siguiente paso que debemos hacer es analizarlos. Este análisis puede realizarse teniendo en cuenta diferentes grados de detalle.

Para realizar el análisis hay que tener en cuenta lo siguiente:

• La probabilidad de que sucedan y sus consecuencias.
• El origen e impacto de las consecuencias.
• La complejidad.
• La eficacia y eficiencia de los controles establecidos.

3. Valoración de los riesgos

Este escalón es fundamental ya que influye directamente en la toma de decisiones. Cuando hablamos de "valoración" nos referimos a la comparación entre los resultados obtenidos en el análisis y los criterios que se establecieron para cada riesgo (esto con el fin de determinar cuándo es necesario poner en marcha un plan adicional). Las decisiones que esto puede acarrear son:

• No hacer nada más.
• Realizar un nuevo análisis para entender mejor los riesgos.
• Continuar implementando los controles establecidos.
• Redefinir los objetivos.

4. Tratamiento de riesgos

Elegir las mejores opciones que podamos tener para el tratamiento de los riesgos, dependerá del balance que se realice entre los beneficios que se generan por el logro de objetivos frente a costos, esfuerzos y desventajas. Es indispensable considerar lo siguiente:

• Tener en cuenta diversas opciones para el tratamiento del riesgo.
• Verificar la eficiencia y eficacia.
• Confirmar si el riesgo residual es aceptable.
• De no ser aceptable hay que generar nuevas opciones de tratamiento.

En este último apartado, debemos tener en cuenta las acciones:
• Negociación contractual: las dos partes interesadas deben presentar y discutir las propuestas, establecer términos y KPI de riesgo.
• Onboarding: esta práctica ayudará en la comprensión de la evaluación del riesgo y del estado de auditorías.
• Gestión de rendimiento y monitoreo/mitigación de riesgos: se usará una sola vista del proveedor basada en una matriz y un modelo de incidentes fundamentado en datos.

Historias de éxito: Navantia modernizó su cadena de suministro gracias a SAP Ariba

Empresas líderes de todo el mundo han confíado en SAP Ariba como soporte y ayuda para descubrir, conectarse y colaborar en la economía digital de hoy. Por ello hoy te contamos el caso de éxito con Navantia. Con SAP Ariba, Navantia logró alcanzar una mayor transparencia y colaboración a lo largo de la cadena de suministro:

• Automatizó las comunicaciones con los proveedores (que ahora pueden confirmar los pedidos electrónicamente con un solo clic).
• Incrementó la transparencia en el proceso de licitación, hecho esencial para una empresa de propiedad estatal, la cual ahora tiene la capacidad de identificar el volumen de las ofertas realizadas y los proveedores implicados.

Nuestras soluciones hicieron posible el incrementar el número de facturas electrónicas recibidas y reducir el tiempo dedicado a las actividades de la cadena de suministro. Esto se traduce en la disminución del tiempo del ciclo de aprovisionamiento en 25% y el aumento de la eficiencia del proceso en un 52%.

Gestione fácilmente sus proveedores con SAP Ariba Supplier Management

SAP Ariba ofrece a través de Supplier Management, la integración de la gestión de proveedores con el abastecimiento, esto con el objetivo de dirigir el gasto hacia los proveedores preferidos y reducir el riesgo en cada paso del camino.

¿Lo mejor de todo? SAP Ariba Supplier Management es el único portfolio de soluciones de punta a punta que le permite gestionar información, ciclo de vida, rendimiento y riesgo del proveedor, en un solo lugar.

Las mejores prácticas requieren la implementación de software de gestión de proveedores basado en la nube, integrado con los procesos de compra. Nuestra solución Supplier Management ofrece:

• Equipar a los proveedores para que ellos mismos puedan gestionar la información de la empresa con herramientas simples, las cuales mantienen actualizados los datos maestros de su proveedor.
• Habilitar un marco de gestión de proveedores que dirija el gasto hacia los proveedores preferidos.
• Garantizar confianza en que los proveedores seleccionados puedan brindar bienes y servicios de alta calidad sobre una base sostenida.
• Reducir la duración del ciclo a través de la automatización del proceso de onboarding.
• Asociar información en tiempo real para una mejor gestión del riesgo de los proveedores mediante decisiones rápidas y fundamentadas que impidan la disrupción del suministro.

Y ahora que conoce la importancia de contar con un buen aliado para gestionar los proveedores de su empresa, ¿qué espera para trabajar de la mano con SAP Ariba?