Soluciones SAP Ariba, tu aliado para la gestión de gastos

Partiendo de esta afirmación, vamos a explorar todas las aristas del tema para comprender mejor su importancia.

Más que una simple práctica de registros contables y cumplimiento fiscal, la gestión de gastos empresariales nos permite valorar resultados, encontrar aspectos que se pueden mejorar y tomar decisiones acertadas en relación a nuestro negocio.

¿Por qué es tan importante la gestión de gastos en las empresas?

Esta estrategia financiera y operacional nos permite identificar, realizar seguimiento y reducir costes para perseguir la sustentabilidad y competitividad de nuestra empresa. De esta forma, podremos comparar los resultados reales con los objetivos o cifras proyectadas.

Es necesario conocer cuáles son los egresos en las distintas fases de la trayectoria de una empresa y tenerlos en cuenta desde sus inicios, es una práctica saludable para las finanzas de esta.

De no tener en cuenta este factor, puede desencadenar una estructura de costos mayor y que, en consecuencia, los niveles de rentabilidad disminuyan.

¿Cuál es el impacto que tiene el uso de procesos digitalizados?

El concepto “procesos digitalizados” nace a raíz de la transformación digital. Se trata de la eliminación de procesos manuales y el hecho de dejar todo en manos de la tecnología. Esto tiene como fin que una empresa logre ser más eficiente y se adapte a su entorno y a la competitividad existente.

Procesos digitalizados y consolidados de SAP Ariba

La gestión de gastos con SAP Ariba inicia con la digitalización de los procesos de abastecimiento, contratación y compras, junto con los procesos para gestionar proveedores, facturas y pagos.

Estas funciones son consolidadas en un único proceso simple e inteligente, el cual es llevado a cabo en una plataforma basada en la nube y está integrada además a una red de negocios digital. Esto posibilita reunir y analizar todos los datos de gastos, obteniendo información estratégica sobre el gasto de toda organización.

Todo esto es posible gracias a que la transformación digital ha sido pionera de la reorganización y metamorfosis completa de un negocio, lo cual afecta tanto al procesamiento de los datos o los sistemas, como al equipo.

El uso de procesos digitalizados es complejo, sin embargo, mencionaremos lo más relevante:

Captura de datos y predictibilidad

El Big Data se ha convertido en uno de los recursos más valiosos para las organizaciones, la recogida de datos en tiempo real y análisis de estos con modelos predictivos, han supuesto una revolución a la hora de identificar riesgos y oportunidades de negocio.

Mejora en la toma de decisiones

Mientras mayor sea el entendimiento de los procesos, mejores serán las decisiones tomadas al respecto. El análisis de datos se ha convertido en una de las áreas más importantes en el ámbito estratégico para las empresas.

¿Cómo podemos gestionar los gastos?

De manera muy parecida a los sistemas de inventarios, la gestión de gastos se puede implementar de dos simples formas:

• Regular: con el apoyo de libros en físico u hojas de cálculo en excel, normalmente asociado a una gestión manual para negocios pequeños que apenas inician.
• Constante: a través del uso de aplicaciones, software de contabilidad y herramientas en la nube, utilizado por negocios con perspectivas de crecimiento.
  

Impulse el valor de su organización con SAP Ariba

SAP Ariba ofrece soluciones end to end, así como soluciones paquetizadas, de alto valor añadido para digitalizar procesos de e-procurement para su compañía. Todo ello basado en tecnología cloud, completamente integrado con el ERP.

Tenemos las mejores prácticas de gestión de gastos ya que integramos y automatizamos todas las actividades relacionadas con el gasto, del abastecimiento a la cancelación, de manera que la compra se realice como se planeó y se pague a los proveedores en cumplimiento con los contratos.

Si detallamos minuciosamente el panorama general de los gastos, más gastos direccionables se pueden tener bajo gestión, impulsando fuertemente el valor organizacional. Este valor se deriva de:

● Mayor eficiencia: al automatizar procesos manuales propensos a error.
● Menores costos y riesgos de proveedores: esto al saber exactamente qué se compra, a quién y a qué valor.
● Colaboración más eficaz: entre socios comerciales y equipos multifuncionales.
● Productividad mejorada: permitiendo la liberación de recursos para centrarse en actividades estratégicas.

Transforme la información estratégica en acciones

Con Spend Management podrá transformar su empresa al convertir la información estratégica en acción, en un proceso interconectado de punta a punta:

1. El abastecimiento se realiza desde una posición de negociación más fuerte para recibir mejores precios de los proveedores.
2. Las compras son controladas por empleados que guían con el fin de comprar a los proveedores preferidos a precios negociados.
3. La visibilidad multicapa del proveedor mitiga el riesgo y posibles amenazas a las operaciones, imagen e ingresos.
4. Los pagos se gestionan para aumentar el flujo libre de caja, mejorar el capital circulante y capturar descuentos por pago temprano.
5. Los contratos se escriben en tiempo real, luego se almacenan en un repositorio centralizado para facilitar visibilidad y cumplimiento.
6. El ciclo de vida y el rendimiento del proveedor son gestionados con una visión de 360 grados sobre datos confiables actualizados.
7. La captura, flujo de trabajo y aprobación de facturas se automatizan para eliminar excepciones y asegurar el cumplimiento con contratos y órdenes de compra.

Darle toda la atención e importancia a la gestión de gastos y emplear las herramientas necesarias que nos permitan hacer un seguimiento continuo de inicio a fin y de manera exacta, nos permitirá maximizar las ganancias y sustentabilidad de nuestra empresa.

Este proceso al estar basado en el registro, compilación y análisis de datos, las soluciones automatizadas de software o plataformas ERP, nos darán una gran ventaja en el área.

Además, al elegir Spend Management y su soporte en la nube permitirá llevar toda la gestión de gastos desde cualquier lugar, con la seguridad de que la protección y confidencialidad en internet es mucho más efectiva que un software instalado en un computador.

Y ahora que conoce la importancia de contar con un buen aliado para gestionar los gastos de su empresa, ¿a qué espera para trabajar de la mano con SAP Ariba?