¿Qué son las compras centralizadas, descentralizadas y mixtas?

Existen tres modelos de compras que suelen utilizar las empresas: compras centralizadas, descentralizadas y mixtas. El modelo que se escoja para trabajar tendrá un impacto directo en el rendimiento del negocio, el cual podría significar mejores ingresos a futuro, o todo lo contrario si no se escoge el modelo correcto.

Es menester destacar que cada modelo de gestión de compras tiene sus características, ventajas y desventajas, por lo que queda de parte de la organización analizar las necesidades que tiene para poder seleccionar cuál de las tres es con la que se obtendrían los mejores resultados.

Modelos de gestión de compras

Es importante recordar que, de los tres modelos de gestión, el mejor que podemos escoger es ese que se adapta a las políticas del departamento de compras.

Así es la gestión de compras centralizada

Tal como su nombre lo indica, en este modelo todas las áreas de la empresa canalizan sus compras en un mismo punto o unidad, por lo que a través de este se procesaría cada una de las solicitudes, así como también las gestiones relacionadas a los proveedores.

Este método permite optimizar los beneficios globales de la empresa y que en un futuro a corto plazo se puedan obtener mejores condiciones para la compañía, reforzar el poder de compra y mejorar las negociaciones con los proveedores.

El modelo centralizado es el más utilizado por las empresas grandes, especialmente aquellas que cuentan con varias ubicaciones geográficas, por lo que este tipo de gestión les permite que todas las compras pasen a través del mismo punto. Si la organización cuenta con un gran volumen de compras es también la mejor opción a elegir, ya que agrupar todos estos movimientos en un mismo “tópico” permitirá una mejor gestión en el área de compras.

La gestión de compras descentralizada

Este modelo de gestión se caracteriza porque los procesos de compra de bienes y servicios se encuentran en distintas áreas y no en un solo lugar a diferencia del centralizado, por lo que la organización debe implementar diferentes puntos de compras y cada uno de ellos tiene que tener definido tanto sus procesos como los responsables del mismo.

En estos casos se ofrece una mayor flexibilidad a la organización, por lo que es la más usada en empresas pequeñas. Además, permite que cada sede se encargue de gestionar sus compras, por lo que se realizan adquisiciones más apegadas a las necesidades de cada uno de los departamentos involucrados.

Con el modelo descentralizado el negocio podrá simplificar la toma de decisiones, lo cual permitirá tener mejor conocimiento de los proveedores locales y le ofrecerá al departamento de compras una mayor autonomía al momento de decidir, algo que será de gran utilidad al momento en que se necesiten realizar compras con urgencia o tomar decisiones rápidas.

Otro punto a favor de las compras descentralizadas es que hay un mayor acercamiento entre proveedor y el cliente, de esta forma se disminuye el riesgo de este proceso porque el departamento tendrá un mayor conocimiento de todos los obstáculos y necesidades que debe tomar en cuenta.

Modelo de gestión mixto: ¿lo mejor de ambos?

Por lo general este modelo es adoptado por una organización cuando no ve resultados positivos en sus actividades o bien no logra adaptarse realmente a ninguno de los dos, por lo que se personaliza según las necesidades de la empresa para que de esa manera pueda obtener los mejores beneficios de cada uno de ellos.

Uno de los inconvenientes del modelo descentralizado es que hay menos planificación y puede caerse en el desorden, por lo que en el modelo mixto se toma la flexibilidad de este modelo de gestión combinándolo con la organización que permite el modelo centralizado. Esto va a permitir mejorar la capacidad de respuesta junto a toda la información unificada, logrando mejores negociaciones y reducir el riesgo con los proveedores, lo que se traduce en mayores beneficios para la empresa a corto y mediano plazo.

Con la pandemia de la COVID-19 el modelo mixto alcanzó una mayor popularidad entre distintos tipos de empresas, tanto pequeñas como grandes, porque permitía tener todo el flujo de información en un solo lugar, pero con la flexibilidad que se exigía en esos momentos.

SAP ARIBA: la mejor opción para gestionar las compras.

SAP Ariba es un software de gestión integral de proveedores que ayuda a las empresas a automatizar, centralizar y mejorar la eficiencia de sus procesos de compras. La plataforma ofrece soluciones tanto para la gestión de compras centralizadas, descentralizadas y mixtas, adaptándose a las necesidades de cada negocio.

Entre las funcionalidades clave que destacan en SAP Ariba, podemos mencionar:

• Centralización de la información: la plataforma permite a las empresas centralizar toda la información de compras en un solo lugar, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión de proveedores.
• Automatización de procesos: SAP Ariba automatiza muchos de los procesos de compras, incluyendo la solicitud de cotizaciones, la aprobación de órdenes de compra y la gestión de facturas a través de este completo software. Esto reduce el tiempo y los errores en los procesos manuales, lo que a su vez aumenta la eficiencia.
• Integración con los sistemas existentes: la solución se integra fácilmente con los sistemas de gestión empresarial existentes, lo que permite a las organizaciones mantener sus procesos de compras y de gestión de proveedores en línea con sus sistemas y procesos internos.
• Gestión de proveedores: SAP Ariba ofrece herramientas para la gestión de proveedores, incluyendo la evaluación, la gestión de contratos y la selección de dichos proveedores. Esto permite a las empresas trabajar con proveedores adecuados y asegurarse de que se cumplan los requisitos y estándares necesarios.

SAP Ariba es una solución de gestión de compras completa que ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar la toma de decisiones. Con sus funcionalidades clave, la plataforma es idónea tanto para la gestión de compras centralizadas, descentralizadas como mixtas, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

SAP Ariba: Otras soluciones que complementan la gestión de proveedores en su negocio

SAP Ariba Business Network es una plataforma de socios comerciales que conecta a compradores y proveedores de todo el mundo. Esta plataforma permite a los compradores buscar y seleccionar proveedores, realizar transacciones comerciales en línea, solicitudes de cotización, órdenes de compra y facturación electrónica.

Por otro lado, SAP Ariba DSN (Direct Spend Network) es una solución para el control y seguimiento de las compras directas de las empresas, la cual garantiza que estas puedan monitorear y controlar sus compras directas desde la solicitud de cotizaciones hasta la recepción de mercancías y la facturación. La solución automatiza los procesos de compras y mejora la eficiencia de estos, lo que a su vez reduce los errores y los costos.

¡La gestión de compras es clave para el éxito empresarial! Comience a implementar una solución que transformará la forma en que su empresa maneja las compras.