Qu'est-ce que SAP Business One et quels avantages apporte-t-il aux PME?

Mais un ERP, c’est quoi au juste ?

Les ERP, abréviation de Entreprise Resource Planning, progiciel de gestion intégré en français, sont des solutions logicielles modulaires destinées au contrôle et à la gestion de tous les départements clés de votre PME quelle qu’en soit l’activité; sociétés de prestation de services tels que la distribution ou le transport, les entreprises opérant dans le secteur industriel comme dans la pêche et la conserverie ou l’agroalimentaire.

En effet, les ERP couvrent toutes les fonctions de votre PME, leur structure modulaire vous donne la possibilité de choisir les modules dont vous avez besoin pour gérer votre PME, il y a des modules pour gérer le service commercial, le département marketing, le département financier, le département des ressources humaines, le département des achats, le département de distribution, le département juridique, etc. et vous pouvez également t’appuyer sur eux pour la prise de décision.

SAP Business One un ERP pour les PME

SAP Business One est une solution ERP conçue spécifiquement pour les PME il peut gérer l’ensemble des activités de l’entreprise, c’est un outil modulaire, puissant et simple à utiliser, il vous permet d’automatiser et d’optimiser tous vos processus et de disposer d’un système de reporting efficace et performant quelle que soit la complexité des processus et la structuration des données de votre PME, ce système de reporting est indispensable pour la bonne gouvernance de votre PME, pour tester son orientation et prendre les bonnes décisions.

Quels sont les avantages de SAP Business One?

Certainement, les avantages qui poussent les PME à implémenter la solution ERP SAP Business One sont multiples, mais généralement la mise en place de ce système se traduit par plus de cohérence, une visibilité globale sur son activité, une meilleure maîtrise et circulation de l’information et une réduction des coûts liés à la multiplicité des outils. En effet, nombre d'entreprises préfèrent remplacer des fichiers Excel ou un ensemble disparate et non homogène de logiciels par un progiciel de gestion intégré à la pointe de la technologie plutôt que d'engager des corrections des outils existants plus ou moins anciens.

L’amélioration de l’efficacité des opérations est l’une des principales raisons pour lesquelles les PME optent pour la solution ERP SAP Business One, cette efficacité découle en grande partie de l’automatisation des processus. Mais quels sont les impacts et les avantages de l’ERP SAP Business One sur les différentes opérations et fonctions de votre PME et comment améliore-t-il son efficacité? C’est ce que nous allons découvrir ensemble dans les paragraphes suivants.

1. Gestion des achats et du stock avec SAP Business One

Pour les responsables des achats, gérer les niveaux de stock et les demandes d’achats ainsi que la relation avec les fournisseurs représentent un grand désordre en l’absence d’un outil performant permettant de gérer tous ces aspects. En effet, les ordres de fabrication requièrent de disposer de toutes les pièces au bon moment et c’est là où intervient SAP Business One pour garantir la disponibilité du niveau du stock approprié à vous besoins et vos ordres de fabrication grâce au contrôle des entrées et sorties de la marchandise, la gestion optimale des fournisseurs et la simplification du processus d’approvisionnement.

Avoir de la visibilité sur la quantité de la matière première que vous avez sous la main vous facilitera la planification de votre production et vous permettra de commander la marchandise manquante, le cas échéant. SAP Business One comprend des fonctionnalités de paramétrage des alertes pour vous informer des variations de votre stock. Grâce à l’ERP SAP Business One vous pouvez déterminer le budget à allouer à l’achat de la matière première et aussi la quantité de votre production pour répondre de façon exacte aux besoins des clients de votre PME.

L’ERP SAP Business One intègre un module pour assurer la gestion organisationnelle du stock de votre PME telle que l’enregistrement des sorties et entrées des marchandises la réalisation et le traitement des commandes il peut également fonctionner en synergie avec un système indépendant spécialisé dans la gestion opérationnelle de l’entrepôt de stockage comme les WMS (Warehouse Management System), ces outils optimisent la chaîne logistique, également connue sous le nom de chaîne d'approvisionnement, et aident à réduire les coûts. SAP Business One permet de maîtriser parfaitement les achats de produits et la relation fournisseurs en automatisant la gestion des flux de commandes d’achats pour réduire les coûts et sécuriser les délais d’approvisionnement.

2. Gestion de la production avec SAP Business One

La production est un département clé au sein de toute entreprise il doit être géré de façon optimale pour avoir de très bons résultats tant au niveau de la qualité que de la quantité. En plus d’automatiser le processus de production dans son intégralité, dès la réception de la matière première jusqu’à la livraison du produit fini, SAP Business One permet à ce département de collaborer efficacement avec tous les autres départements à savoir ; les ressources humaines ce qui permet de gérer le personnel en fonction des besoins de la production, le département financier pour assurer le suivi des coûts de production de chaque commande et gérer la comptabilité. Grâce à SAP Business One vous pouvez mesurer la performance et la productivité de votre personnel à l’aide des indicateurs de performance, administrer et centraliser toutes les données liées à la production et générer des statistiques sur tous les aspects de la production, ce qui permet aux responsables de les analyser et prendre les actions adéquates aux bons moments.

L’ERP SAP Business One regroupe un ensemble d’outils et de fonctionnalités tournées vers la gestion de tout le cycle de fabrication des produits de votre PME, dès la réception des matières premières jusqu’à la livraison du produit fini, et ce quelle que l’activité de l’entreprise. Certes, l’ERP SAP Business One augmente la productivité, la qualité et l’efficacité de votre département de production grâce au soutien qu’apporte à l’activité des PME de manière globale.

a. Élaboration du planning du travail et ordonnancement

SAP Business One a un impact direct sur le respect des délais de livraison des commandes, car il s’assure à l’avance de leur faisabilité en fonctions de plusieurs paramètres à savoir:
• Les ressources humaines et matérielles.
• Les stocks des matières premières.
• Les commandes en cours de fabrication.

SAP Business One est ce qu'il vous faut pour améliorer les performances de votre PME. Au niveau de l’ordonnancement SAP Business One aide à déterminer la meilleure manière possible de positionner les différentes tâches d’un projet à exécuter sur une période déterminée.

b. La traçabilité

SAP Business One fournit une vue d’ensemble du processus de fabrication et donne une information détaillée à chaque étape de fabrication du produit.

c. Données centralisées, unifiées et mutualisées

SAP Business One apporte, à tous les intervenants au processus de fabrications d’un produit, un espace de travail collaboratif où les données sont centralisées.

d. L’automatisation du calcul du coût réel des produits

SAP Business One permet de calculer automatiquement le coût de revient et d’éviter le risque d’erreur et fixer ainsi les prix de vos produits le plus justement et précisément possible. Pour faire ce calcul, SAP Business One prend en compte le coût d’achat des matières premières, le coût de transport, les coûts de production et de stockage.

3. Gestion des ventes avec SAP Business One

L’ERP SAP Business One contient un module de gestion des ventes intégré adaptable aux spécificités de votre PME, il est indispensable pour éditer les pièces commerciales sans se préoccuper du volume de votre portefeuille client. Sans marge d’erreur, vous pouvez éditer vos factures, devis et bons de commande, créer des offres commerciales, calculer les coûts de revient, suivre les paiements des clients ou les relancer, suivre la relation clients et les opportunités commerciales.

Au même titre que les achats, le stock ou la production l’ERP SAP Business One est nécessaire pour une gestion complète et efficace des opérations de vente, il accompagne les PME dans tous les processus associés à cette activité en optimisant tout ce qui est attaché au parcours de vente à savoir ; les achats, le stock, la fabrication, la facturation etc. En plus de donner la possibilité de mesurer la performance de votre PME à l’aide des indicateurs de performance, SAP Business One aide votre équipe à conclure des ventes pour gérer les données client et des outils pour créer des compagnes marketing ou pour l’emailing.

4. SAP Business One peut-il gérer la relation client?

ERP ou CRM ? La réponse est oui, l’ERP SAP Business One contient une CRM intégrée qui centralise, organise et segmente toutes les données des clients, fournisseurs et prospects, recueillies par les différents services de votre PME ce qui facilite et améliore la relation et les interactions avec eux, cette base de données est également exploitée par le service marketing pour des compagnes marketing par exemple ou par la direction pour prendre des décisions.

5. Quels avantages peut apporter SAP Business One à la sécurité de données?

Lorsque les données sont dispersées sur plusieurs systèmes avec accès libre, elles peuvent être perdues, modifiées ou supprimées facilement par un utilisateur, ce risque et presque inexistant pour SAP Business One car les données sont centralisées dans un seul système et seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès.

6. Le reporting dans SAP Business One

Le reporting dans un système ERP est indispensable pour la bonne gouvernance de votre PME. C’est un outil de pilotage de la performance, simple à lecture et analyse, et regroupe les indicateurs clés des activités.

L’ERP SAP Business One intègre un module de reporting qui facilite la création de rapport détaillés et en temps réel en s’appuyant sur la base de données déjà créée. Cette vision globale et centralisée fournie par le reporting de l’ERP SAP Business One vous permet de maîtriser l’ensemble des opérations de votre PME. Chaque indicateur clé au niveau du Reporting est détaillé par un tableau de bord. Dépenser le minimum de temps pour prendre les meilleures décisions est indispensable pour un bon système d’aide à la décision.

Créez, visualisez et diffusez des rapports pertinents et synthétiques en temps réel avec SAP Business One, mettez vos indicateurs en lumière sous forme de tableaux ou de graphiques et identifiez les dérives en un coup d'œil.

Le pilotage de votre entreprise passe nécessairement par l’établissement de tableaux de bord et de reporting qualité qui permettent aux décideurs et au dirigeant de prendre les bonnes décisions au bon moment. Le reporting donne la possibilité d’effectuer des prévisions sur la base d’éléments stratégiques que vous aurez intégrés. Grâce au reporting de l’ERP SAP Business One, vous aurez l’opportunité de tester l’orientation générale que vous souhaitez donner à votre PME et est idéal pour la définition des objectifs de l’entreprise.

7. Les points à prendre en compte lors du changement ou la mise en place d’une solution ERP

D’après notre expérience les étapes à suivre pour une implémentation réussie sont les suivantes:

• Faire un diagnostic: examiner votre système d’information existant, déterminer les enjeux et les problématiques qui vous poussent à implémenter cette solution, désigner les personnes impliquées dans ce projet, identifier vos flux d’information actuels, les outils utilisés, les fonctions à couvrir par cette solution et comment la pérenniser après sa mise en place et choisir un bon partenaire. Ces éléments vous permettront de savoir la solution ERP la plus adaptée aux besoins de votre PME.

• Opter par l’ERP le plus adapté à votre PME: il y a plusieurs solutions logicielles sur le marché des ERP, mais elles ne sont pas toutes adaptées à vos besoins et enjeux, il faudra, donc, choisir la solution en fonction du diagnostic établi en se posant des questions concernant la couverture fonctionnelle des solutions proposées, leur niveau d’intégration, paramétrage, évolutivité, intuitivité et interactivité, ainsi que le niveau de support et maintenance proposé.

• Communiquer: votre projet de déploiement d’une solution ERP ne pourra pas aboutir dans l’absence d’une communication efficace avec vos collaborateurs, car ils sont les plus concernés par ce changement, cette mission devra être mené à bien par l’équipe projet et sera axée autour des fonctions concernées par ce changement, les raisons et les étapes du déploiement de cette solution et finalement les bénéfices et les avantage qui va apporter à vos collaborateurs et à votre PME en général.

• Lancer la mise en place de l’ERP: après une communication efficace avec vos collaborateurs et votre équipe projet et après avoir choisi l’ERP qui convient le plus à votre PME, maintenant il est temps de commencer l’implémentation de votre ERP, cette dernière passe par trois étapes; le paramétrage, les tests et le déploiement.

• Former vos collaborateurs à la nouvelle solution mise en place: la formation est indispensable pour permettre à vos collaborateurs de prendre en main la nouvelle solution aisément et de travailler en toute autonomie.

• Évaluer le retour sur investissement de votre ERP : cette évaluation passe par la définition d’indicateurs de performance pour chaque activité de votre PME et ses bénéfices sont multiples; mesurer la réussite de la mise en place de votre ERP, ajuster votre ERP en fonction des besoins et défis de votre PME, etc.

La solution SAP Business One établit une base de données cohérente pour tous les départements. Toutes les entités sont reliées entre elles, toutes les informations sont disponibles dans tous les services. Cela améliore la transparence, la circulation de l’information et la communication.

Compte tenu de la structure modulaire de la solution ERP SAP Business One, il est possible d’utiliser les fonctionnalités qui offrent le plus d’avantages de manière souple et flexible. De cette façon, le logiciel s’adapte au développement de votre PME, et non l’inverse.

Finalement, même si l’implémentation d’un ERP pour votre PME peut parfois prendre du temps, être couteux ou imposer une définition claire des processus pour chaque intervenant, elle reste indispensable pour éviter la duplication des données, garantir l’unicité de l’information en temps réel au sein de l’organisation, centraliser et uniformiser votre système d’information, permettre la collaboration efficace entre les différentes fonctions de l’entreprise et sécuriser la base de données qui est l’élément clé du système du reporting.

La solution ERP SAP Business One simplifie les flux d’informations et grâce à ces flux d’informations fiables et maîtrisées et notamment grâce à l’analyse des indicateurs clés de performance, votre PME est capable de prendre plus rapidement des décisions stratégiques.

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