Mejora la gestión de contratos y gestión de proveedores con SAP

¿Por qué es necesario tener una buena gestión de contratos y proveedores?

En todos los procedimientos de compras es común encontrar problemas como: controlar los procesos de compra, el riesgo de fraude o la falta de transparencia; todos son inconvenientes que suelen ser más difíciles de enfrentar o reducir cuando las empresas enfrentan cada uno de ellos de forma manual o dejando a un lado las herramientas tecnológicas que se encargan de mejorar cada uno de esos aspectos. Ahora veamos en detalle cada punto:

1. Control de los procesos de compra: para tener una gestión eficiente en los contratos y proveedores, se debe tener claro cuáles son los acuerdos establecidos con cada proveedor, los plazos de entrega, las condiciones, precios y otros detalles que deben ser definidos según acuerden ambas partes. Cuando la empresa cuenta con un contrato con todos los parámetros bien definidos, existe un mayor porcentaje de éxito en que todos los aspectos sean cumplidos por el proveedor (por ende, un control exitoso de todo el proceso).
2. Reducción de riesgos: en todo proceso de compra existe un porcentaje de riesgo, este puede ser mayor o menor dependiendo de la gestión de contratos y proveedores de las empresas. Cuando una compañía tiene bien establecidos los términos y condiciones en sus contratos y están debidamente documentados, esta gestión eficiente permitirá que el riesgo de incumplimientos por los proveedores se vea reducido, aumentando así la eficiencia y operatividad del negocio.
3. Mejora de la transparencia: la gestión efectiva de contratos y proveedores es una pieza fundamental para mejorar la transparencia en la comunicación con los proveedores. Al contar con las herramientas y procesos apropiados, el personal tendrá a su disposición una comunicación clara y actualizada con los proveedores, acceso rápido a los contratos vigentes, data de los precios y cuáles han sido los productos o servicios entregados. Una comunicación transparente ayuda a disminuir conflictos a futuro que puedan afectar la relación comercial.

¿Cuáles son los riesgos de una mala gestión de contratos y proveedores?

Si la empresa no le da importancia a la gestión de contratos y proveedores, pueden surgir muchos problemas que se traducirán a futuro como pérdidas monetarias importantes que a su vez afectaran la reputación y desenvolvimiento del negocio en el mercado, estos son:

1. Dificultad para controlar los procesos de compra: al no tener control del proceso de compra la empresa no puede dar el seguimiento que se necesita, por lo que comienzan a haber demoras en las entregas, compras que se hacen fuera de tiempo o duplicadas, lo cual causa pérdidas a la organización.
2. Riesgo de fraude: si no se tienen condiciones ni seguimiento claro de las compras, el riesgo de fraude aumenta considerablemente, ya que los contratos no cuentan con medidas claras o cláusulas que protejan a la compañía de futuros inconvenientes. Al no tener bien especificada las condiciones, los proveedores pueden incurrir en distintas faltas que harán que la reputación de la empresa se vea impactada de forma negativa.
3. Mala comunicación: con la falta de comunicación y transparencia, la empresa está a la orden del día de sufrir inconvenientes, malentendidos y problemas que seguirán perturbando el desenvolvimiento de la marca en el mercado, afectando fuertemente su imagen de forma negativa.

Sin una gestión de contratos y proveedores, la falta de transparencia es uno de los problemas más graves y difíciles de solventar, especialmente tras haber afectado la confianza de los clientes en la empresa.

SAP Ariba y la correcta gestión de contratos y proveedores

SAP Ariba es una potente plataforma de gestión de compras y abastecimiento en la nube que permite a las empresas una diversidad de soluciones con las cual pueden controlar cada aspecto de la gestión de contratos y proveedores.

La primera solución que SAP Ariba ofrece es la gestión de contratos, que permite gestionar todo el ciclo de vida de cada uno de ellos. Facilita la creación de contratos digitales personalizados según las necesidades de la empresa, con las cláusulas predefinidas y plantillas con las cuales el personal pueda dar seguimiento y cumplimiento a cada una de las pautas allí escritas: plazos de entrega, alertas de vencimiento, renovaciones, colaboración entre proveedores, firmas, entre otros.

En cuanto al control de gastos, SAP Ariba da un nivel mayor de visibilidad mostrando los gastos en tiempo real, con lo que se pueden establecer presupuestos, hacer un correcto seguimiento y poder detectar cualquier problema en el proceso. Con los procedimientos automatizados, la empresa tendrá la seguridad que los gastos serán realizados acorde a las políticas establecidas.

SAP Ariba también ofrece un conjunto de herramientas para el proceso de compra, creando las solicitudes de compra, catálogos electrónicos, una comparación entre los proveedores y una selección de los más apropiados según los criterios definidos con anterioridad. A su vez, la comunicación será más transparente desde la orden de compra hasta la gestión de factura y con ello la gestión de proveedores también será más eficiente.

A su vez, las herramientas de análisis de SAP Ariba crean una serie de informes y análisis que permitirán a la empresa tener un acceso directo a la información relacionada a contratos, proveedores y gastos, por lo que la organización tendrá lo necesario a la hora de la toma de decisiones.

Las soluciones SAP Ariba STRATEGIC SOURCING SUITE Y Ariba BUSINESS NETWORK de SEIDOR

En general la plataforma de gestión de compras y abastecimiento de SAP Ariba ayuda a un mejor abastecimiento estratégico, una gestión de contratos completa y transparente, entre muchas otras funcionalidades. Todo esto se ve respaldado por dos soluciones especializadas de la plataforma que son:

1. SAP Ariba Strategic Sourcing Suite: permite la optimización de todos los procesos de abastecimiento estratégico, brindándole a la empresa una gran variedad de funciones especializadas con las que podrán seleccionar los mejores proveedores, una colaboración más rápida y transparente a la hora de realizar las negociaciones de los contratos y facilidad en la gestión de compras. Esta herramienta es primordial para que la empresa tome las mejores decisiones, respaldas en información actualizada y con análisis completos para efectuar las estrategias más acordes con las necesidades.
2. Ariba Business Network: la empresa tendrá a su disposición una plataforma que permitirá la colaboración y conexión con una red de proveedores amplia, lo que facilitará todas las comunicaciones, mejorará la gestión de pedidos, recepción de mercancía, elaboración de facturas electrónicas, entre otros; todo esto se verá traducido en una mejora notable en el rendimiento de la empresa, potenciando así las relaciones comerciales a futuro, ya que los inconvenientes y malentendidos no serán tema frecuente en los procedimientos de contratos y proveedores.

Con la compañía especializada en soluciones tecnológicas, SEIDOR, las organizaciones tendrán consigo un partner de SAP con personal capacitado y orientado a brindar las soluciones específicas según las necesidades.

En cada uno de los servicios, el personal de SEIDOR tendrá una consultoría completa, que permitirá a todo el equipo aprovechar al máximo la implementación de esta tecnología de gestión de contratos y proveedores, con el fin de adaptarse a estas nuevas herramientas que facilitan y optimizan todos los procesos del departamento de compra y gestión de proveedores.