Totes les funcionalitats de SAP Business One per a empreses

SAP Business One, un ERP ideal per a les empreses

El programa SAP Business One és la solució específica que ofereix l'empresa per a PIMES. No en va, SAP té una trajectòria de 50 anys en la confecció de solucions de programari empresarial.

L'ERP (Enterprise Resource Planning) permet controlar de manera centralitzada els principals vessants d'un negoci des del núvol. I això és important, atès que les accions es poden executar des d'un ordinador de sobretaula, portàtil, telèfon mòbil o tauleta tàctil. A més a més, cal recordar que aquesta eina permet que s'hi facin canvis, segons les situacions o necessitats, per part de diversos empleats.

Una altra característica d'aquest ERP és que funciona mitjançant mòduls que es poden activar segons el que necessitis. Això és especialment interessant per a les PIMES, perquè estalvien costos i, a més, quan hi incorporin un nou mòdul, aquest assumirà la informació dels anteriors de manera automàtica, fet que també implica és un estalvi de temps.

Els ERP també destaquen per la seguretat que ofereixen. Tingues en compte que el trànsit està xifrat i, a més, l'accés està limitat únicament a les persones autoritzades. Les companyies que li donen una importància especial a la seguretat han de tenir present aquest punt.

Això sí, perquè un ERP compleixi amb la seva comesa ha de tenir les funcionalitats necessàries, ser d'ús intuïtiu i disposar d'un bon servei de suport tècnic. Això és el que et trobaràs a SAP Business One.

Avantatges de SAP Business One per a les PIMES

Les PIMES tenen molt a guanyar incorporant un ERP com SAP Business One a la seva operativa diària. Alguns aspectes que cal destacar i que t'interessaran són els següents:

Aquest és un programa ideal per a les PIMES de vocació global.

L'ERP SAP Business One és l'opció idònia per a les empreses de vocació global. I ho és per la seva extensió i pel seu servei de suport al client.

D'una banda, cal pensar que SAP Business One està implementat a més de 180 països. A més a més, cal assenyalar que en l'actualitat té més de 440.000 clients arreu del món. I, per descomptat, disposaràs d'un servei d'atenció al client permanent davant qualsevol incidència. Recorda que SAP és una marca líder mundial en programari d'aplicació empresarial.

En conseqüència, si el que vols és un programa per a PIMES que volen fer un pas cap endavant, és una opció interessant.

L'accés a la informació és més senzill

L'ERP disposa d'un sistema de gestió centralitzat. Això suposa que, des d'una interfície intuïtiva, podràs accedir en un moment a la informació que necessites. Et passen pel cap les voltes que has hagut de fer per entrar per separat en diversos apartats? En aquest cas, no tindràs aquest problema.

La tecnologia SAP Hana és una plataforma robusta i és molt útil. El mateix disseny està concebut perquè sigui més fàcil accedir als apartats que necessitis sense gaires dificultats. Per aquesta raó, ha esdevingut una alternativa útil.

Moltes vegades, l'accés difícil a la informació fa que aparegui més dispersa. I no hi ha dubte cap que aquest pot ser un problema a mitjà i llarg termini per trobar el que necessitem. Aquest ERP és intuïtiu i facilita la cerca directa.

Aconseguiràs una millora de l'eficiència

La millora de l'eficiència és, probablement, un dels avantatges més evidents per als empresaris. No en va, podràs fer les mateixes operacions que abans (i més) en menys temps i reduir el marge d'error humà. Això, a més a més, implicarà una optimització de l'ús del factor treball, que se centrarà en aquelles activitats que aporten valor.

La reducció del temps s'aconsegueix perquè no es dupliquen les operacions, gràcies a la modificació en temps real. Això és molt pràctic i, a més, està relacionat amb els diversos mòduls disponibles.

D'altra banda, l'automatització també és decisiva per a la reducció de l'error humà. A ningú no se li escapa que aquesta és una de les principals fonts de problemes. Doncs bé, amb aquesta tècnica es redueixen igualment les probabilitats de patir disfuncions.

Els factors són per definició limitats. I, per tant, un ERP és clau si el que volem és fer més amb menys, i millor. En aquest sentit, la solució que oferim compleix amb aquesta premissa.

Afavoreix la reducció de costos

La reducció de costos és una altra de les qüestions que marcaran la diferència. Per què? Perquè no cal repetir diverses vegades una mateixa operació per no perdre el temps. Per exemple, si s'escriu una modificació, el canvi es trasllada automàticament a tots els mòduls de la companyia.

El cas és que també es redueixen els costos perquè necessitaràs menys pes del factor treball per fer les operacions. I és indubtable que aquest punt, a la llarga, és important. Sobretot, per a les PIMES que, tenint un bon model de negoci, necessiten ser més competitives.

D'altra banda, cal indicar que la possibilitat d'executar més accions amb menys recursos també suposarà un abaratiment de costos, tant en el factor treball com en electricitat o en una altra mena de subministraments.

La implementació és ràpida

La ràpida implementació de l'ERP és un dels avantatges que ofereix SAP Business One respecte d'altres opcions. I això, en els darrers anys, s'ha convertit en un element que marca la diferència.

Un aspecte interessant és que la corba d'aprenentatge dels usuaris és molt curta. El motiu és que és fàcil d'utilitzar, de manera que no cal dedicar-hi molt de temps. Per tant, no hauràs de dedicar-hi gaire temps perquè les persones a càrrec teu es familiaritzin amb l'ús de l'ERP en el dia a dia. No en va, has de tenir present que el temps és or i, en aquest sentit, l'article SAP Business One és una alternativa interessant.

El més habitual és que en pocs mesos el procés d'implementació hagi finalitzat. I, evidentment, això permetrà fer diversos passos endavant i minimitzar el cost d'oportunitat derivat dels processos d'aprenentatge.
Molts empresaris s'ho rumien dos cops abans d'implementar un ERP, justament per la por a perdre molt temps. Doncs bé, en aquest cas, no tindràs problema.

Es pot personalitzar en funció de les necessitats

La personalització és un altre dels avantatges que té l'ERP de SEIDOR One. No en va, la solució modular justament permet avançar segons allò que cal.

Una empresa que està creixent pot tenir una determinada necessitat que després vol ampliar. El problema de comprar un ERP no modular és que, potser, incorpora funcionalitats que no necessites. I això, a la llarga, implica una infrautilització del sistema i una pèrdua de recursos. En l'actualitat, les solucions modulars són les més indicades per a PIMES, atès que, si inicien processos de creixement o d'expansió, es poden adaptar a les circumstàncies.

Les funcionalitats SAP Business One estan enfocades per ser activades per separat. D'aquesta manera, pots començar amb un mòdul de vendes, ampliar-lo a un de compres, comptabilitat o recursos humans, segons el moment de creixement. Això és interessant sobretot per a les PIMES, perquè d'aquesta manera hi incorporen el que necessitin en cada moment. A més a més, cal recordar que hi ha mòduls específics per a empreses de determinats sectors, com ara el comerç al detall.

I, encara més important, pagaràs pels mòduls que contractis i la informació es compartirà automàticament. D'aquesta manera, no hauràs de començar de zero quan hi incloguis nous mòduls.

Aconseguiràs millores en la facturació

L'ERP, per si sol, no salva un negoci, però sí que permet prendre decisions encertades per millorar-ne la facturació. I això, a la llarga, es nota.

D'una banda, cal tenir en compte que faràs ús d'una informació més exacta, la qual cosa facilita la presa de decisions. A més, podràs fer un seguiment dels teus proveïdors i clients, de manera que serà més fàcil triar els mòduls adequats i aplicar polítiques específiques per vendre més.

Sí, sabem perfectament que per facturar més cal fer estudis de mercat i saber el que necessiten els teus clients. Però a ningú no se li escapa que tenir la informació disponible i ben estructurada fa les coses més fàcils. En aquest sentit, un ERP proporciona un plus d'informació perquè els departaments comercials siguin més eficients.

En conseqüència, un ERP com SAP Business One, ben utilitzat, ajuda a vendre més. I això, a la llarga, es notarà en els resultats.

Les principals funcionalitats de SAP Business One

Els ERP tenen diverses funcionalitats, que en el cas de SAP Business One es poden activar gradualment mitjançant mòduls. La idea és que cada empresa faci servir els mòduls que realment necessita per optimitzar la seva inversió. Aquestes són les principals funcionalitats SAP Business One:

Analítiques i Informes

En temps de Big Data, fer analítiques i informes de diversos camps és fonamental. No en va, és així com es poden prendre decisions correctes. A més a més, cal recordar que aquesta circumstància es dona en tots els departaments de l'empresa.

La capacitat de generar analítiques i informes és, per tant, una de les funcionalitats més interessants de l'ERP. De fet, és possible dissenyar taulers i informes de les principals magnituds de l'empresa. I encara més, gestionar internament aquesta informació de manera col·laborativa per aconseguir els objectius de l'empresa. Cal assenyalar que aquesta funcionalitat no té un mòdul propi, sinó que és transversal.

Per tant, la possibilitat de generar analítiques i informes és una de les principals funcionalitats SAP Business One. Al cap i a la fi, la informació és poder i, amb aquesta solució, la seva gestió és més senzilla.

Business Intelligence

El Business Intelligence permet que les analítiques i generació d'informes siguin les correctes. En conseqüència, és un aspecte clau per a aquest ERP.

Aquesta funcionalitat permet, per exemple, que tu decideixis les mètriques per dissenyar els informes. I, d'aquesta manera, el filtratge de dades s'ajustarà més al que estàs cercant. D'altra banda, també cal indicar que és possible utilitzar i generar els informes de manera integrada amb Excel. El que es pretén és que sigui més fàcil generar i crear els informes adaptats a les característiques pròpies del teu negoci. I això, a la llarga, marca la diferència perquè serà més fàcil generar la teva pròpia metodologia.

En definitiva, el Business Intelligence és una funcionalitat que et permet anar un pas més enllà en la generació d'informes. El que s'aconsegueix, en aquest cas, és gestionar la creació d'informes i les mètriques que tu vulguis.

Gestió financera

La gestió financera és una de les funcionalitats més emprades avui dia en un ERP. I no ens ha d'estranyar gens ni mica, perquè d'aquesta manera es poden dur a terme múltiples moviments. Hi ha un mòdul específic per fer aquestes operacions.

En primer lloc, la funcionalitat de gestió financera et permet consultar i fer moviments als teus comptes bancaris sense sortir de l'ERP. I, a més, podràs fer una consulta simultània de tots els teus saldos. Això, evidentment, permet estalviar temps i tenir una idea clara de la situació real de la companyia. D'altra banda, també podràs automatitzar els pagaments i els cobraments. Tot això proporciona la velocitat necessària per fer les coses millor i, sobretot, per evitar problemes.

La gestió financera també inclou la comptabilitat. Aquest mòdul et facilitarà la confecció de balanços de situació, comptes de pèrdues i guanys i anotacions comptables. A més a més, la modificació d'un element modificarà automàticament la resta, de manera que estalviaràs passos. Això és especialment interessant per tenir la comptabilitat de l'empresa al dia i controlar l'estat de les masses patrimonials. Per tant, el departament de comptabilitat de l'empresa disposarà de l'eina necessària per fer-hi canvis en temps real.

Per tant, cal indicar que aquesta funcionalitat també inclou la gestió dels fluxos d'efectiu. Saber quina quantitat hi ha, en quin moment i en quina proporció et permet ser més previsor. D'aquesta manera, evitaràs problemes financers derivats del desconeixement.

Gestió de compres i inventaris

El mòdul de gestió de compres i inventaris és una altra de les funcionalitats clau. No en va, saber com i quina quantitat es compra i la situació d'existències és fonamental per a qualsevol empresa industrial, de distribució o comercial.

Les compres poden implicar diversos moviments que l'ERP pot facilitar. En primer lloc, les sol·licituds de requeriment, que es poden gestionar fàcilment. D'altra banda, és possible generar i gestionar ordres de compra i rebuts i també devolucions. Finalment, mitjançant l'accés directe a les dades dels proveïdors, per exemple, per poder comparar-les, es poden gestionar les dades mestres per optimitzar la compra i, d'aquesta manera, millorar els rendiments. No en va, la gestió telemàtica és més ràpida i eficaç.

La gestió dels inventaris és un altre element clau, atès que de vegades pot generar dificultats. No en va, cal remarcar que una ruptura dels estocs té resultats nefastos. Algunes de les opcions que existeixen són la generació d'informes d'estocs per magatzem i l'informe de simulació de valoració per inventari. D'altra banda, et convé saber que pots gestionar el dia a dia dels inventaris des de l'entrada de la mercaderia fins a la seva sortida. Això és clau per mantenir la traçabilitat dels articles.

Cal assenyalar que aquests dos aspectes han de funcionar de manera coordinada. Aquesta és la raó per la qual es considera que aquesta és una funcionalitat.

Gestió de recursos humans

La gestió de Recursos Humans és una altra de les funcionalitats d'un ERP. I això, quan es tracta d'una companyia amb un nombre important d'empleats, és especialment important. Aquest mòdul pot facilitar la feina en diversos sentits per a una gestió intel·ligent del personal.

En primer lloc, tindràs la possibilitat de fer un seguiment de les funcions de cada empleat i també dels horaris. D'altra banda, també tens l'opció de conèixer els salaris de cadascun d'ells. A més a més, la informació es gestiona en fitxes individualitzades per conèixer les seves capacitats i també les seves dades de contacte. Aquest és un exemple pràctic de com l'ERP, usant el Big Data, t'ajuda a prendre decisions.

Finalment, cal remarcar que existeixen altres submòduls interessants per a un millor desenvolupament del treball. En primer lloc, el d'administració de personal; el segon submòdul és el de gestió del temps, per bé que hi ha altres submòduls per calcular la nòmina o gestionar viatges. Aquí, un cop més, haurem de considerar quina és l'àrea de negoci de la companyia, perquè n'hi ha algunes, com ara les comercials, en què els viatges d'empresa són rellevants.
En definitiva, si el que vols és fer una gestió integral dels recursos humans de l'empresa, aquesta és una opció interessant.

Gestió de vendes i clients

La gestió de vendes i clients és essencial perquè, al final, aquesta és la part clau de qualsevol empresa. Per tant, disposar d'informació de qualitat i funcionar de manera eficaç esdevé un punt fonamental.

Gestionar les vendes és possible gràcies a aquest mòdul. D'una banda, es pot conèixer la informació i els hàbits de compra dels clients a partir del seu historial, de manera que és més fàcil fer-los arribar ofertes personalitzades. Una altra possibilitat, no menys important, és la de disposar d'una alerta per fer un seguiment dels clients. I, per descomptat, també podràs generar factures i comprovar si estan pagades o no.

Hi ha dos aspectes clau que ha de tenir en compte qualsevol departament comercial, encara que al final es redueixen a tenir informació. En primer lloc, saber què vol el client i, en segon lloc, valorar si a l'empresa li interessa. Depenent de quina sigui la resposta, es poden prendre unes decisions o unes altres. A ningú no se li escapa que aquesta informació és important a mitjà i llarg termini.

Avui dia, fer un seguiment puntual del client per conèixer el moment del seu cicle de vida és fonamental. Això, en última instància, et permet optimitzar els esforços i marcar les direccions en la línia adequada.

Altres funcionalitats específiques

Les funcionalitats SAP Business One també poden incloure mòduls específics per a determinats sectors d'activitat. Per tant, seria convenient fer una referència individualitzada d'aquesta circumstància.

Per exemple, existeixen mòduls específics per a empreses de diversos sectors. Hi ha un mòdul per a empreses de fabricació industrial, un altre per a empreses de distribució, un tercer per a empreses agràries i, finalment, un quart mòdul per al sector del comerç al detall. D'aquesta manera, s'aconsegueix incidir en aquells matisos que són importants per millorar. Cal tenir en compte que, en alguns casos, es necessita algun mòdul independent. Per aquest motiu, cal que ho tinguis en compte.

Un altre punt, no menys important, radica en la possibilitat de contractar altres solucions de SEIDOR One. Aquest és el cas d'Ulises per a gestió de magatzems, l'RTLS de localització d'actius en planta, el Gensam per millorar la productivitat dels treballadors, Simple Expense per optimitzar les despeses o Smart Planning per millorar la teva planificació. Aquestes solucions són compatibles amb l'ERP, de manera que no has de renunciar al seu ús.

El concepte central de les funcionalitats SAP Business One és el d'oferir un servei obert a empreses de qualsevol índole i que es pugui ampliar segons el seu moment de creixement. Per aquesta raó, seria interessant que consideris aquesta possibilitat en funció del que necessitis.

Conclusió

Les funcionalitats SAP Business One són diverses i, en la pràctica, permeten que qualsevol empresa pugui activar les que necessita. Ara bé, és importantíssim que l'opció que triïs realment sigui l'adequada perquè solucioni problemes sense infrautilitzar-la. Estàs buscant un ERP de garanties, segur, adaptable i amb un bon suport? A SEIDOR One t'ajudem a triar la solució SAP Business One adaptada a la teva empresa. Contacta amb nosaltres per saber-ne més!