Programari per a pimes: Les millors solucions i eines empresarials

Què és un programari de gestió?

El programa de gestió és un sistema que serveix per fer tota mena d'operacions quotidianes informatitzades en una empresa, sigui gran o una pime. Algunes de les accions que es poden fer són les compres, les vendes, la comptabilitat i qualsevol altra tasca de caràcter administratiu. En definitiva, és una forma de tenir tota la informació corporativa centralitzada.

Què aporta el programari de gestió empresarial al teu negoci?

La incorporació d'una eina de programa de gestió empresarial aporta agilitat, rapidesa i simplicitat . Guanyaràs en agilitat perquè podràs fer les accions de forma simultània. Els sistemes aporten rapidesa perquè els canvis que implementis seran instantanis. Finalment, aquests sistemes proporcionen simplicitat perquè accedeixes a una base de dades centralitzada.

Com triar el millor programari empresarial per a la teva empresa

Triar el millor programa per a la teva empresa és fonamental, i per fer-ho has de tenir en compte els factors següents:

• Les característiques de la teva empresa, com la mida, la facturació, el sector i les perspectives de creixement. Una pime de més de 5 treballadors i amb diversos departaments hauria d'incorporar un ERP o un CRM.
• El proveïdor, que ha de ser fiable, tenir una trajectòria contrastada i oferir una bona assistència tècnica. Les incidències són habituals i has de tenir algú que les pugui resoldre.
• El grau de formació dels treballadors de la teva empresa, per triar un programari fàcil d'implementar. Al cap i a la fi, el temps que hi perdis també suposa diners i un programari intuïtiu és la millor opció.

Riscos derivats d'un mal control d'inventaris

El mal control d'inventaris és una acció que cal evitar, perquè genera diversos riscos. Primer, per la falta de components importants per a la seguretat de les instal·lacions o magatzems. El segon motiu és la possibilitat de perdre diners per una gestió deficient dels estocs. Finalment, cal assenyalar la pèrdua de competitivitat per no planificar correctament.

Programari de compres per a pimes: com t'ajuda a optimitzar els processos

El programa de compres per a pimes és útil si vols comprar millor i a millors preus. La possibilitat de fer una consulta de proveïdors i d'historial de costos et permetrà saber quins són els teus volums i quan pots comprar millor, així com planificar. Racionalitzar els processos és fonamental i, en aquest sentit, aquesta eina et facilitarà la feina.

Gestió financera per a pimes

La gestió financera per a pimes inclou els processos de compres i vendes , així com ingressos, pagaments, transferències i operatives amb proveïdors, clients i entitats financeres. El programari específic proporciona un coneixement real de la situació en temps real, ja que accedeix a les dades de forma centralitzada i amb la capacitat de fer operacions.

Com escollir un programari de facturació

El programari de facturació és una de les eines imprescindibles per a l'operativa d'una pime d'una certa entitat. Els criteris que has de tenir en compte per decidir-te són les actualitzacions, la compatibilitat amb les eines d'administració, l'escalabilitat i, finalment, la facilitat d'ús.

Digitalització i seguretat de les dades

El programa per a pimes facilita la digitalització i seguretat de les dades . En primer lloc, gràcies als sistemes de privacitat de contrasenyes, de manera que només hi entraran les persones autoritzades. El segon mètode és la gestió de riscos, identificant amenaces i bloquejant-les instantàniament mitjançant els sistemes automàtics de detecció.

Funcionalitats principals d'un ERP per a pimes

Les principals funcionalitats d'un ERP per a pimes són les següents: comptabilitat i finances, inventaris i distribució, informes i administració, vendes i clients, i compres i operacions. En funció de cada empresa, es podrà activar un mòdul o diversos, que funcionaran de forma integrada.

Comptabilitat i finances
La comptabilitat i les finances gestionen balanços, comptes de pèrdues i guanys i l'estat financer de la companyia, així com els saldos de comptes bancaris. L'objectiu és poder controlar aquestes qüestions i fer operacions en temps real. Hi ha eines específiques per treballar aquesta àrea i el programari de gestió és una solució comuna.

Inventaris i distribució

Les funcionalitats d'inventaris i distribució engloben la situació dels magatzems i de les botigues, tant a la central com a les sucursals. Els mòduls d'inventaris i distribució també gestionen la traçabilitat de les mercaderies per evitar els errors humans i depurar responsabilitats.

Informes i administració
Les funcionalitats relacionades amb informes i administració estan associades al Big Data i engloben tot el que fa referència a estadístiques i qüestions d'administració interna de l'empresa. L'ús de les dades és fonamental per prendre decisions i treballar correctament en el dia a dia.

Vendes i clients
La funcionalitat de vendes i clients facilita l'accés a les dades de facturació en termes absoluts i relatius. D'altra banda, també et permet identificar els teus clients i els seus patrons de compra. Hi ha ERP que inclouen mòduls de CRM (Customer Relationship Manager) per a la gestió de vendes i clients.

Compres i operacions
La funcionalitat de compres i operacions està relacionada amb les despeses amb proveïdors, tant de mercaderies com de subministraments. El programari de compres permet fer càlculs de costos per optimitzar les inversions. A més, tens la funció de controlar l'estat de les adquisicions en temps real.

ERP Cloud: característiques i beneficis d'un ERP al núvol

Els ERP Cloud són els sistemes que funcionen exclusivament al núvol, és a dir, en un espai d'emmagatzematge extern i virtual. Els beneficis principals d'aquests sistemes són que no necessites una gran inversió inicial, que pots allotjar tots els teus servidors i sistemes i que, a més, podràs mantenir la teva estructura operativa descentralitzada.

Què és el control d'inventari i quins sistemes d'inventaris hi ha?

El control d'inventari engloba totes les accions destinades a comprovar l'estat i la quantitat de les mercaderies o entrades. Els sistemes d'inventari principals, com a programari de gestió de registre, són els següents:

• Inventari perpetu: es registren en temps real tots els moviments d'entrada i sortida del magatzem.
• Inventari periòdic: l'entrada i sortida de mercaderies es calculen en un període de temps determinat.

Consells per millorar l'administració de la cadena de subministrament

L'administració de la cadena de subministrament és clau per aconseguir una millora de les ràtios corporatives. Els consells següents t'ajudaran a millorar l'administració:

1. Organitza't

L'organització és imprescindible per guanyar en eficiència en la cadena de subministrament. Això implica ser metòdic en les interaccions amb proveïdors, amb l'inventari i amb les sortides de la mercaderia. Cal seguir sempre una pauta i per això el programa per a primes t'hi pot ajudar .

2. Aprofita el temps

L'aprofitament del temps és un altre dels aspectes imprescindibles, perquè t'ajuda a ser més eficient. El Big Data et permetrà conèixer el teu lead time i aplicar tècniques lean manufacturing per, així, ajustar les teves existències a les teves necessitats. L'ús d'eines informàtiques permet marcar la diferència, cosa que es notarà de manera decisiva.

3. Optar pel mitjà de transport adequat

El mitjà de transport adequat és rellevant per qüestions de cost i temps d'acció. Això implica que, en funció de les necessitats de la teva empresa, hauràs d'optar pel transport per carretera, ferroviari, aeri o marítim. I, això sí, sempre has de poder controlar els temps i l'estat de les expedicions.

4. Digitalitza l'empresa

La digitalització de la companyia és un element imprescindible per ser competitiu. L'ús d'eines de gestió, com un ERP (Enterprise Resource Planificació), facilita la transició digital i et permet fer un control de la cadena de principi a fi. El grau d'automatització serà més o menys elevat segons el teu sector d'activitat i la importància de l'empresa.

5. Utilitza indicadors de gestió

La utilització d'indicadors de gestió és imprescindible per saber quin és l'estat real de la teva cadena de subministrament. Alguns indicadors útils per aconseguir-ho són el cost per transport, els costos globals, els temps d'entrega o les mercaderies defectuoses. Això et permetrà commensurar i, en definitiva, reduir l'element de subjectivitat de les decisions.

Quan és moment d'invertir en tecnologia per a la teva empresa?

La possibilitat d'invertir en tecnologia per a la teva empresa , sobretot si és una pime, és interessant en tres casos. En primer lloc, si tens la intenció de fer un salt qualitatiu i créixer. El segon motiu és si vols reduir els teus costos de gestió. La tercera raó és l'obsolescència dels sistemes informàtics antics.

Els programaris més utilitzats per les pimes espanyoles

Les eines de programari són variades i diverses. Els programaris més utilitzats per les pimes espanyoles, per aquest ordre, són els següents:

• ERP: els ERP (Sistemes de Planificació Empresarial) permeten fer totes les accions de gestió quotidiana de la companyia. Hi ha la possibilitat d'activar un o diversos mòduls, en funció de l'empresa.
• CRM: el CRM (Customer Relationship Manager) és un programari que està centrat en les funcionalitats de vendes i màrqueting amb els clients.
• RH: el programari de RH (Recursos Humans) està destinat a fer totes les tasques d'organització de temps de feina, reclutament, vacances o confecció de nòmines.
• SGA: l'SGA (Programari de Gestió de Magatzems) serveix per fer un control dels inventaris, tant d'entrades com de sortides.

Els programes de CRM per a pimes del 2021

Actualment hi ha diverses eines de programari per a pimes específiques. Els millors programaris de CRM per a pimes que s'utilitzen el 2021 són els següents:

1. SAP Business One

El programa SAP Business One és pròpiament un ERP, però engloba també la funció de CRM. Per la seva capacitat d'integrar diferents funcions i relacionar-les, com el màrqueting, les vendes i els inventaris, és una de les opcions més interessants per a pimes.

2. WebCRM

L'eina WebCRM sí que és pròpiament un CRM. Cal destacar la facilitat per aplicar diferents mètriques i la capacitat de fer enviaments massius i d'assignar-ne un a cada venedor de l'empresa.

3. Optimasuite

Optimasuite és un CRM al núvol que ofereix dues possibilitats, segons les necessitats de la pime. En primer lloc, la modalitat Sales està especialitzada en la millora de les ràtios de vendes i rendiment. La modalitat SAT està més centrada en la interacció amb els clients.

4. Zoho

Zoho és una eina multicanal que afavoreix el treball en diversos contextos, tant mòbil com en tauleta tàctil o ordinador de sobretaula. D'altra banda, aquest programari disposa d'un assistent propi, denominat Zia, que facilita la feina. Aquesta és una opció ideal per a neòfits.

5. Ahora

El programari per a pimes CRM Ahora destaca per la seva capacitat d'automatització i la seva visió 360º. Aquesta eina s'encarrega d'analitzar el pipeline d'oportunitats per prendre bones decisions i, a més, treballaràs sense connexió.

Per a què serveixen els informes en un sistema ERP?

Els informes en un ERP serveixen per proporcionar dades que facilitin la presa de decisions amb proveïdors, clients o treballadors. En temps de Big Data, disposar de la informació compilada i classificada és vital per no equivocar-se i ser més eficient en l'operativa quotidiana amb els clients. Els tipus d'informes que hi ha són geogràfics, de vendes, de productes o de fabricació .

Programari de facturació. En què consisteix?

El programari de facturació per a pimes serveix per gestionar tot el que té relació amb les factures i cobraments. Aquest sistema permet fer i anul·lar factures, fer pressupostos i gestionar les dades de clients i proveïdors.

Programari de gestió d'estocs: Millora l'eficiència de les operacions

El programa de gestió d'estocs és fonamental per millorar l'eficiència de les operacions. El primer motiu és perquè tindràs un coneixement exacte del que hi ha al magatzem en tot moment. D'altra banda, aquesta eina de programari per a pimes també serveix per planificar adquisicions i vendes futures i poder negociar millors preus.

Com reduir les càrregues administratives del teu negoci?

Les càrregues administratives del teu negoci es poden reduir mitjançant la informatització. Això simplificarà els tràmits i farà que necessitis menys factor treball i que disposis de la informació en menys temps. La incorporació d'un ERP i d'un CRM es converteix, doncs, en una necessitat per no quedar-te enrere.