5 claus per implantar amb èxit un programari ERP a la teva empresa

Implantar programari ERP corporatiu amb èxit, 5 claus irrenunciables

L'ERP (Enterprise Resource Planning) és la solució de programari clau per a la teva feina quotidiana. Tanmateix, la implementació és un procés complex que rarament pots fer sol.

SAP és el programa més utilitzat, amb diferència, per tota mena d'empreses, grans i petites. La seva versatilitat i capacitat de treball al núvol fan que el 91% dels usuaris cloud utilitzin alguna de les seves solucions. A més, és líder en partners, amb més de 200.000 a tot el món.

Els motius pels quals necessites ajuda són diversos. En primer lloc, la complexitat mateixa del sistema, que requereix una instal·lació i un aprenentatge d'ús. D'altra banda, en alguns casos cal migrar la informació des de la plataforma antiga. Per tant, és bo comptar amb un suport pràctic, com el que proporciona SEIDOR Business One.

El procés d'implementació d'un ERP té un període de temps variable. En qualsevol cas, un període de 6 mesos serà raonable quan es tracti d'una pime de serveis.

1. Tria l'ERP que s'adapti a la teva empresa

L'elecció de l'ERP adequat és un aspecte central i, per triar-lo, has de tenir presents els aspectes següents:

• Mida de l'empresa: l'ERP serà més complex com més gran sigui la mida de l'empresa. Per a una pime, una solució de mòduls, com SAP Business, és la més adequada perquè ofereix marge d'evolució. Tingues clar quants mòduls necessites per evitar una infrautilització.
• Sector d'activitat de l'empresa: el sector d'activitat genera unes necessitats diferents. Per exemple, no és el mateix dedicar-se a la producció de béns que fer-ho a la distribució o als serveis. No és el mateix un programari per produir que una gestió d'inventaris, per exemple.
• Qualificació del personal: la qualificació del personal és un factor tangencial, però que també cal tenir en compte. Si l'encarregat de la implementació té una titulació específica, encara millor. Pensa que els períodes d'implementació es poden prolongar o reduir en funció d'aquesta qüestió.

Aquests elements t'ajudaran a prendre una decisió encertada perquè no te'n penedeixis a mitjà termini. De vegades, pot haver-hi un producte molt bo, però que la teva empresa no pugui utilitzar. I l'escalabilitat està bé, però només quan realment la necessitis.

2. Estableix un calendari d'implementació

El calendari d'implementació és un element fonamental perquè tinguem una referència. No es pot treballar a ulls clucs, sinó que cal establir unes dates realistes.

L'ideal és que aquesta qüestió es consulti amb el partner, que t'indicarà quines possibilitats hi ha en funció de la teva empresa. Pensa que, com més treballadors tinguis i més mòduls s'hagin d'implantar, més temps necessitaràs. En conseqüència, establir aquesta referència facilitarà molt més la feina i obligarà totes les parts implicades en el procés.

Això sí, una vegada s'estableixi el calendari amb dates concretes, cal complir-lo. I aquesta és una funció que hauràs de dirigir des de dalt, conjuntament amb el teu responsable informàtic.

3. Sigues seriós amb la configuració i el desplegament

El procés de configuració i desplegament és, probablement, el més delicat. En primer lloc, perquè determinarà la resta del procés. D'altra banda, perquè, si el desplegament és defectuós, tindràs problemes en el futur.

La idea és que tinguis establerta una pauta d'execució. Dins el calendari que s'hagi decidit prèviament, caldrà dividir diverses fases. Això facilitarà una comprovació, amb tots els avantatges que això comporta a l'hora de fer modificacions. Això sí, la pauta ha d'estar prèviament verificada perquè no hi hagi pèrdues de temps innecessàries.

El desplegament és una qüestió que afecta tots els membres de l'empresa. Has de comprovar que funciona i que els teus empleats saben utilitzar-lo. Per tant, has d'assegurar-te que cada part tingui clara la seva funció.

4. Assegura't de l'estabilització

L'estabilització suposa la implantació total del sistema i el seu funcionament normal. Has de comprovar que tots els mòduls funcionin correctament i que les funcionalitats que has activat vagin correctament.

Hi ha una altra raó per la qual l'estabilització és crucial; evitar la baixada de rendiment. Les dificultats d'adaptació o els colls d'ampolla poden alentir els processos. És evident que convé fugir d'aquesta situació i agafar una velocitat de creuer. Per tant, et convindrà ser-hi a sobre per estar segur que, efectivament, el procés ha funcionat bé.

Aquesta és una funció que s'ha de fer des de la gerència de l'empresa, en col·laboració amb la persona encarregada d'implementar el programari.

5. Fes una correcció d'errors

Els errors en la implementació del programari es poden donar abans, durant i després. Això implica fer una correcció d'errors en qualsevol moment, sigui interna o externa.

Les errades internes s'hauran de repassar prenent com a referència la pauta i els terminis establerts. Això pot ajudar a saber on s'ha fallat, solucionar el problema i evitar que torni a aparèixer. És bo que se solucioni el problema in situ, de manera que es guanyi temps i s'estalviïn diners. No en va, la diferència és significativa.

En cas que hi hagi algun problema, el proveïdor del programari haurà de proporcionar-te solucions. Aquesta és la raó per la qual és important treballar amb un proveïdor oficial de SAP. Si tens problemes, se solucionaran i podràs seguir fent la implementació.

Conclusió

El programari ERP està concebut per solucionar problemes i, encara que a la llarga és molt rendible, requereix un temps d'implementació. És per això que conèixer les diferents fases i ser curós a l'hora de superar-les és crucial per aconseguir l'èxit en el procés.

Implantar programari ERP és molt avantatjós per a qualsevol pime, però és fonamental utilitzar una solució adequada i de qualitat i disposar de suport logístic. Això és el que ofereix Seo Business One. Contacta amb nosaltres si necessites més informació sobre les diferents opcions.