Tu guía rápida para la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

¿Qué es la estructura de desglose del trabajo (EDT)?

Según el PMI, un WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que será llevado a cabo por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Un poco más simplemente, la estructura de desglose del trabajo, o EDT, es un sistema de organización para la gestión de proyectos y la planificación de proyectos. Es un método específico para desglosar metas grandes o complicadas en objetivos de proyecto manejables para crear un plan de proyecto manejable.

El WBS es para los gerentes de proyecto que desean planificar, programar y presupuestar cada componente de su proyecto de una manera que sea completa pero no excesivamente detallada, fácil de rastrear y seguir durante la duración del proyecto, y que facilite la comunicación de su progreso y necesidades de forma sencilla.

¿Cuál es un ejemplo de una estructura de desglose de trabajo?

Los gerentes de proyecto en casi cualquier campo pueden utilizar la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) para alcanzar sus objetivos, pero para el propósito de este artículo, usemos un ejemplo universal, mudanza.

Hay muchos tipos diferentes de tareas que se deben realizar para que una mudanza sea exitosa, y al final, debes estar completamente fuera de un lugar y completamente instalado en el siguiente. Al escribir las tareas involucradas en mudarse de un alquiler a otro, la lista es larga y abrumadora como esta:

• Buscar un nuevo lugar para vivir
• Enviar una solicitud y tarifa
• Pagar un depósito
• Firmar un contrato de arrendamiento
• Notificar a tu arrendador que te mudarás
• Organizar una fiesta de despedida
• Transfer your seguro de inquilinos
• Activar los servicios públicos en la nueva casa
• Apagar los servicios públicos en la casa actual
• Cambia tu dirección postal y reenvía tu correo
• Asegure un medio de transporte para mover sus pertenencias
• Empacar todo, desmontar los muebles
• Contratar una empresa de mudanzas para organizar y asegurar el proceso de mudanza
• Obligar a tus amigos a ayudarte a trasladar todas tus pertenencias a un camión de mudanzas
• Reparar paredes, pintar y limpiar
• Entrega tus llaves antiguas
• Recoger las nuevas llaves
• Trasladar todo al nuevo hogar
• Desempaquetar

Es posible que estés pensando, "¡Espera, hay más!" o tal vez, "Algunas de esas tareas tienen varias partes" y tienes razón. Esta lista de verificación es larga, desorganizada y no cubre todo lo que necesita suceder, ni siquiera cerca. Escribir cada tarea en una lista de verificación es una forma sólida de asegurarse de que todo se haga. Sin embargo, una lista por sí sola no tendrá en cuenta las dependencias entre tareas, cuánto trabajo y recursos necesita cada tarea y, en consecuencia, no dará una imagen clara de la totalidad del proyecto.

Un WBS es una forma de resolver estos problemas. Uno por uno, repasaremos los elementos de un WBS exitoso en la gestión de proyectos. O puedes seguir adelante y probar nuestra Plantilla de WBS.

Elementos WBS

Antes de adentrarnos en los componentes técnicos de una herramienta específica para gestionar la estructura de desglose del trabajo (EDT), es bueno familiarizarse con sus elementos principales:

• Jerarquía
• Entregables sobre acciones
• Organización visual

1. Jerarquía

Recuerda la lista de verificación para la mudanza. Algunas de estas tareas dependen de otras, lo que significa que no se pueden completar hasta que se hayan completado otras tareas primero. Por ejemplo, probablemente cargarás tus muebles en el camión de mudanzas antes de entregar las llaves, por lo tanto, entregar las llaves depende de haber salido del apartamento.

Estas dependencias comenzarán a dar forma a una jerarquía de tareas. Sin embargo, las dependencias no son el único factor que importa. Digamos que escribieras tu lista de mudanza en orden de dependencias. Cargar el camión de mudanza vendría antes de entregar las llaves, pero ¿cuándo deberías encender los servicios públicos en el nuevo lugar? ¿Eso vendría antes o después de entregar las llaves? ¿O tal vez simultáneamente?

Los elementos de primer nivel son metas más grandes, y dentro de cada meta más grande, se agrupan las tareas dependientes de segundo nivel. Esta jerarquía puede continuar tanto como sea necesario.

En el ejemplo de mudanza, el primer nivel de tareas podría ser:

1. Asegurar un nuevo apartamento
2. Transferir pertenencias
3. Cerrar el antiguo apartamento

Bajo cada uno de estos elementos de primer nivel, podemos organizar sus tareas dependientes.

1. Asegurar un nuevo apartamento
2. Pagar depósito
3. Firmar contrato de arrendamiento
4. Entregar la solicitud y los documentos asociados
5. Encender servicios públicos
6. Comenzar reenvío de correo
7. Llamar a la compañía eléctrica
8. Transferir pertenencias
9. Cerrar el antiguo apartamento

Este es cómo se comienza a crear una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS), pero no es el final de la WBS. Todavía hay algunos factores críticos que hacen que este sistema funcione.

2. Entregables, no acciones

Si estás familiarizado con WBS, es posible que hayas notado un error en la jerarquía anterior: cada elemento fue listado como un verbo. Es común pensar en las listas de tareas como acciones, "Haz esto" y "haz aquello". WBS es diferente. En lugar de prescribir un método o proceso, un WBS se describe en entregables. Observa cómo esto cambia nuestra lista.

Al enumerar los entregables en lugar de las acciones, se gana más flexibilidad en el proceso de cómo se realiza cada tarea. En un entorno tradicional de gestión de proyectos, esto permite que tu equipo sea más ágil y te libera de la microgestión. Como gerente de proyecto, es más importante que los muebles sean trasladados que planificar exactamente cómo se cargan en el camión. Esto significa que los amigos que te ayudan a mudarte podrán decidir cómo encajar mejor tus pertenencias, mientras tú tienes más tiempo para gestionar el panorama general.

3. Organización visual

Tómate un momento para considerar la importancia de las imágenes en la comunicación. Es mucho más fácil entender la información cuando está representada en una imagen que en palabras. Volviendo a nuestro ejemplo de mudanza, digamos que has comprado todos los materiales y herramientas que necesitas para reparar unos cuantos agujeros de clavos en tus paredes. Las instrucciones escritas seguramente te darán los detalles que necesitas, pero unas cuantas imágenes que muestren cómo reparar la pared serán mucho más intuitivas y fáciles de entender.

Un WBS es visual para facilitar la gestión de tu proyecto, así como la comunicación con el equipo.

Si deseas obtener esa misma facilidad de comunicación en la gestión de proyectos, convierte la sofisticada jerarquía de entregables en algo visual. Coloca cada entregable mutuamente exclusivo en un recuadro, superpone los recuadros según se relacionen en la jerarquía, conecta las variables dependientes y aplica un esquema de colores que llame la atención donde sea necesario.

Imagina mirando la lista de entregables para mudarte a tu nuevo apartamento con un esquema de colores simple que muestre que los elementos terminados son verdes, los elementos pendientes son amarillos, los elementos rojos necesitan ayuda y los elementos grises aún no han comenzado.

Los desafíos inesperados están destinados a ocurrir, pero con un WBS, es inmediatamente claro qué entregable está retrasando el proyecto. En este caso, tal vez la pintura era del color incorrecto y necesitas cambiarla por la correcta. Al marcar el entregable en rojo, tú y tu equipo pueden ver que la limpieza del apartamento y la entrega de las llaves pueden retrasarse. La estructura personalizable y de arrastrar y soltar de monday.com también incluye etiquetas de color y texto personalizables para hacer un WBS visual.

Cómo crear un WBS

Cuando comiences a organizar tu lista de tareas en una jerarquía de entregables, asegúrate de que cada ítem sea mutuamente exclusivo. No debe haber superposición entre un entregable y otro. Estos límites evitan el trabajo duplicado y hacen posible asignar recursos claramente.

Durante el proceso de planificación, probablemente sepas cuántas personas hay en tu equipo, cuál es tu presupuesto, y así sucesivamente. Estos recursos se dividen entre los entregables mutuamente exclusivos y en conjunto deben sumar 100%.

1. Nuevo apartamento asegurado 20% Tiempo y esfuerzo $1000
2. Traslado de pertenencias 70% Tiempo y esfuerzo $300
3. Cierre del apartamento anterior 10% Tiempo y esfuerzo $150

La división de recursos debe reflejar la jerarquía, de modo que cada nivel sea completado al 100% por los entregables debajo de él. Observa cómo el segundo nivel en la jerarquía suma un total del 100% de los recursos asignados a "Traslado de pertenencias".

1. Nuevo apartamento asegurado 20% Tiempo y esfuerzo $1000
2. Traslado de pertenencias 70% Tiempo y esfuerzo $300
2.a. Empaquetado del antiguo apartamento 35% Tiempo y esfuerzo $50
2.b. Carga del camión 30% Tiempo y esfuerzo $175
2.c. Descarga del camión 30% Tiempo y esfuerzo $25
2.d. Agradecimiento a amigos 5% Tiempo y esfuerzo $50
3. Cierre del apartamento anterior 10% Tiempo y esfuerzo $150

Crea una Estructura de Desglose del Trabajo con monday.com

Con todas estas consideraciones, probablemente te estés preguntando cómo organizarlo todo. Antes de recurrir a cualquier software de gestión de proyectos o plantilla antigua, considera monday.com Work OS. Incluso tenemos una Plantilla Curada de Estructura de Desglose del Trabajo para ayudarte a comenzar rápidamente con:

• Importación fácil desde Excel
• Grupos personalizables
• Columna de línea de tiempo
• Columna de fórmula
• Colores y etiquetas de estado únicos
• Aplicación móvil

Mejor aún, puedes agregar automatizaciones para cosas como recordatorios de plazos y asignar miembros específicos del equipo a tus entregables.

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