¿Qué es un sistema de gestión de almacenes o WMS?

El objetivo de los WMS es garantizar que las mercancías y los materiales circulen por los almacenes de la forma más eficaz y rentable. Para ello, realiza muchas funciones que permiten estos movimientos, como el seguimiento del inventario, la preparación de pedidos, la recepción y la entrada en almacén.

También proporciona visibilidad del inventario de una organización en cualquier momento y lugar, ya sea en una instalación o en tránsito.

Cadena de suministro

Por tanto, los sistemas de gestión de almacenes tienen un papel fundamental en la gestión de la cadena de suministro, ya que son los encargados de gestionar los procesos de cumplimiento de pedidos, desde la recepción de materias primas hasta el envío de productos acabados.

En todo proceso productivo, es necesario tener controladas las materias primas necesarias para la elaboración de un producto. Si estas no se reciben correctamente o si se produce cualquier otro tipo de incidente, como que las piezas se extravíen en un almacén, el resto de la cadena puede ralentizarse o incluso interrumpirse. Para garantizar que todos estos procesos funcionan de la manera más eficiente posible y sin incidencias están los sistemas de gestión de almacenes, que permiten realizar el seguimiento del inventario y se aseguran de que las mercancías se almacenan y clasifican correctamente, además de enviarse y rastrearse con precisión.

Por tanto, este tipo de aplicaciones suele utilizarse e incluso integrarse con otros aplicativos de gestión empresarial, especialmente los ERP o, incluso, los sistemas de gestión del transporte (TMS) y sistemas de gestión de inventarios.

Tipos de WMS

De hecho, en este punto podemos decir que existen varios tipos de sistemas de gestión de almacenes.

Algunos de ellos están integradores en las propias suites de los ERP, pero otros pueden operar de manera independiente, aunque relacionada. Igualmente, en función del tamaño y de la industria de cada empresa, los WMS pueden ser de un tipo u otro.

Algunas opciones están diseñadas específicamente para el tamaño de la organización. En el mercado se pueden encontrar, en función del proveedor, varias versiones del mismo WMS pero que pueden adaptarse a diferentes tamaños de organización.

Otra opción es diseñarlo, desde cero o casi, en función de los requisitos específicos de una empresa, dado que no es lo mismo ser el fabricante que el mayorista o el minorista de un mismo producto. Dado que tampoco es lo mismo tener un almacén de tornillos que de televisores, estos WMS también pueden diseñarse o configurarse específicamente para cada tipo de productos.

Cabe señalar que estos WMS están disponibles tanto en modo on-premise como en la nube, aunque esta última opción es la que más puntos está ganando por las posibilidades que permite el cloud computing.

Algunos beneficios

Utilizar un sistema de gestión de almacenes puede tener varios beneficios, como hemos visto. Algunos de los más destacados son:

• Visibilidad en tiempo real. Conocer el estado actual de los almacenes permite saber en qué situación nos encontramos y poder tomar mejores decisiones relacionadas con la disponibilidad de los productos.
• Reducir costes. Al poder controlar mejor el uso del espacio y las necesidades de mano de obra, podemos ajustar y controlar el coste operativo de nuestros almacenes.
• Flexibilidad de la cadena de suministro. Al tener los datos de la demanda y oferta de los productos, podemos ser más flexibles y controlar los procesos de entrega de nuestras producciones.
• Eliminar errores. La gestión de los almacenes evitará que tengamos productos de más y de menos, evitando que pidamos cuando no es necesario o que nos comprometamos con unas fechas de entrega que no podamos cumplir.