Guia de inicio rapido para la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Què és l'estructura de desglossament del treball (WBS)?

Según PMI, un WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe ser llevado a cabo por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Un poco más simplemente, la estructura de desglose del trabajo, o WBS, es un sistema de organización para la gestión de proyectos y la planificación de proyectos. Es un método específico para desglosar objetivos grandes o complicados en objetivos de proyecto manejables para crear un plan de proyecto manejable.

WBS es para los gestores de proyectos que desean planificar, programar y presupuestar cada componente de su proyecto de una manera que sea completa pero no excesivamente detallada, fácil de seguir y rastrear durante la duración del proyecto, y que facilite la comunicación de su progreso y necesidades de forma sencilla.

Quin és un exemple d'una estructura de desglossament del treball?

Los gestores de proyectos en casi cualquier campo pueden utilizar la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) para alcanzar sus objetivos, pero para el propósito de este artículo, usemos un ejemplo universal, mudanza.

Hi ha molts tipus de tasques diferents que intervenen en una mudança reeixida, i al final, has d'estar completament fora d'un lloc i completament instal·lat en el següent. Escrivint les tasques involucrades en moure's d'un lloguer a un altre, la llista és llarga i aclaparadora com aquesta:

• Buscar un nuevo lugar para vivir
• Enviar una solicitud y tarifa
• Pagar un depósito
• Signar un contracte de lloguer
• Notificar a tu arrendador que te mudarás
• Organizar una fiesta de despedida
• Transfer your seguro de inquilinos
• Activar los servicios públicos en la nueva casa
• Apaga els serveis públics a la llar actual
• Canvia la teva adreça postal i redirigeix la teva correspondència
• Asegure un medio de transporte para mover sus pertenencias
• Empaquetar todo, desmontar los muebles
• Contracta una empresa de mudanzas para organizar y asegurar el proceso de mudanza
• Obliga a tus amigos a ayudarte a trasladar todas tus pertenencias a un camión de mudanzas
• Reparar paredes, pintar y limpiar
• Entrega les teves claus antigues
• Recoge las nuevas llaves
• Traslladar tot a dins de la nova llar
• Desembalar

Puede que estés pensando: "¡Espera, hay más!" o quizás, "Algunas de esas tareas tienen varias partes" y tienes razón. Esta lista de verificación es larga, desorganizada y no cubre todo lo que necesita suceder, ni siquiera cerca. Escribir cada tarea en una lista de verificación es una forma sólida de asegurarse de que todo se haga. Sin embargo, una lista por sí sola no tendrá en cuenta las dependencias entre tareas, cuánto trabajo y recursos necesita cada tarea y, en consecuencia, no dará una imagen clara de la totalidad del proyecto.

Un WBS és una manera de resoldre aquests problemes. Un per un, repassarem els elements d'un WBS reeixit en la gestió de projectes. O bé podeu provar la nostra plantilla de WBS.

Elementos WBS

Abans d'entrar en els components tècnics d'una eina específica per gestionar l'estructura de desglossament del treball (WBS), és bo familiaritzar-se amb els seus elements bàsics:

• Jerarquía
• Resultats per sobre d'accions
• Organización visual

1. Jerarquía

Vuelve a consultar la lista de verificación para la mudanza. Algunas de estas tareas dependen de otras, lo que significa que no se pueden completar hasta que se hayan completado otras tareas primero. Por ejemplo, probablemente cargarás tus muebles en el camión de mudanzas antes de entregar las llaves, por lo tanto, entregar las llaves depende de haber salido del apartamento.

Estes dependències començaran a configurar una jerarquia de tasques. No obstant això, les dependències no són l'únic factor que importa. Digues que haguessis d'escriure la teva llista de comprovació de la mudança en ordre de dependències. Carregar el camió de mudances vindria abans de lliurar les claus, però quan hauries d'activar els serveis públics al nou lloc? Vindria abans o després de lliurar les claus? O potser simultàniament?

Los elementos de primer nivel son objetivos más grandes, y dentro de cada objetivo más grande, se agrupan las tareas dependientes de segundo nivel. Esta jerarquía puede continuar tanto como sea necesario.

En l'exemple de mouvement, el primer nivell de tasques podria ser:

1. Asegurar un nuevo apartamento
2. Transferir pertenencias
3. Tancar l'antic apartament

Bajo cada uno de estos elementos de primer nivel, podemos organizar sus tareas dependientes.

1. Asegurar un nuevo apartamento
2. Pagar depósito
3. Signar el contracte de lloguer
4. Presentar la solicitud y los documentos asociados
5. Activar servicios públicos
6. Iniciar reenviament de correu
7. Trucar a l'empresa elèctrica
8. Transferir pertenencias
9. Tancar el vell apartament

Aquest és començar a crear un WBS, però no és el final del WBS. Encara hi ha uns quants factors crítics que fan funcionar aquest sistema.

2. Entregables, no acciones

Si estás familiarizado con WBS, es posible que hayas notado un error en la jerarquía anterior: cada elemento se enumeró como un verbo. Es común pensar en las listas de tareas como acciones, "Haz esto" y "haz aquello". WBS es diferente. En lugar de prescribir un método o proceso, un WBS se describe en entregables. Observa cómo esto cambia nuestra lista.

En listar los entregables en lugar de las acciones, se gana más flexibilidad en el proceso de cómo se realiza cada tarea. En un entorno tradicional de gestión de proyectos, esto permite que tu equipo sea más ágil y te libera de la microgestión. Como gestor de proyectos, es más importante que los muebles se trasladen que planificar exactamente cómo se cargan en el camión. Esto significa que los amigos que te ayudan a mudarte podrán decidir la mejor manera de hacer encajar tus pertenencias, mientras tú tienes más tiempo para gestionar el panorama general.

3. Organización visual

Tómate un momento para considerar la importancia de las imágenes en la comunicación. Es mucho más fácil entender la información cuando está representada en una imagen que en palabras. Volviendo a nuestro ejemplo de mudanza, digamos que has comprado todos los materiales y herramientas que necesitas para reparar unos cuantos agujeros de clavos en tus paredes. Las instrucciones escritas seguramente te darán los detalles que necesitas, pero unas cuantas imágenes que muestren cómo reparar la pared serán mucho más intuitivas y fáciles de entender.

Un WBS es visual para facilitar la gestión de tu proyecto, así como la comunicación con el equipo.

Si deseas obtener esa misma facilidad de comunicación en la gestión de proyectos, convierte la sofisticada jerarquía de entregables en visual. Coloca cada entregable mutuamente exclusivo en un recuadro, superpone los recuadros según se relacionen en la jerarquía, conecta las variables dependientes y aplica un esquema de colores que llame la atención donde sea necesario.

Imagina mirando la lista de entregables para mudarte a tu nuevo apartamento con un esquema de colores simple que muestre que los elementos terminados son verdes, los elementos pendientes son amarillos, los elementos rojos necesitan ayuda y los elementos grises aún no han comenzado.

Els reptes inesperats estan destinats a ocórrer, però amb un WBS, és immediatament clar quin lliurament està retardant el projecte. En aquest cas, potser la pintura era del color equivocat i necessites intercanviar-la per la correcta. Marcant el lliurament en vermell, tu i el teu equip podeu veure que la neteja de l'apartament i l'entrega de les claus poden estar retardades. La estructura personalitzable i de drag-and-drop de monday.com també inclou etiquetes de color i text personalitzables per fer un WBS visual.

Com crear un WBS

Quan comencis a organitzar la teva llista de tasques en una jerarquia de lliuraments, assegura't que cada element sigui mutuament exclusiu. No ha d'haver solapament entre un lliurament i un altre. Aquestes fronteres eviten el treball duplicat i fan possible assignar recursos clarament.

Durant el procés de planificació, probablement saps quantes persones hi ha al teu equip, quin és el teu pressupost, i així successivament. Aquests recursos es divideixen entre els lliuraments mutuament exclusius i en conjunt han de sumar 100%.

1. Nou apartament assegurat 20% Temps i esforç $1000
2. Objectes traslladats 70% Temps i esforç $300
3. Anterior apartament tancat 10% Temps i esforç $150

La divisió de recursos ha de reflectir la jerarquia, de manera que cada nivell estigui completat al 100% pels lliuraments que hi ha per sota. Observa com el segon nivell de la jerarquia suma un total del 100% dels recursos assignats a "Objectes traslladats".

1. Nou apartament assegurat 20% Temps i esforç $1000
2. Objectes traslladats 70% Temps i esforç $300
2.a. Vell apartament embolicat 35% Temps i esforç $50
2.b. Camió carregat 30% Temps i esforç $175
2.c. Camió descarregat 30% Temps i esforç $25
2.d. Amics agraïts 5% Temps i esforç $50
3. Anterior apartament tancat 10% Temps i esforç $150

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Amb totes aquestes consideracions, probablement et preguntes com organitzar-ho tot. Abans de recórrer a qualsevol software o plantilla de gestió de projectes, considera monday.com Work OS. Inclús tenim una plantilla curada d'Estructura de Desglossament del Treball per ajudar-te a començar ràpidament amb:

• Importació fàcil des d'Excel
• Grups personalitzables
• Columna de Cronologia
• Columna de Fórmula
• Colors d'estat únics i etiquetes
• Aplicació mòbil

Incluso mejor, puedes agregar automatizaciones para cosas como recordatorios de plazos y asignar miembros específicos del equipo a tus entregables.

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